Cómo funciona el verifactu

Casi todo lo que se ha escrito sobre Verifactu explica para qué sirve. Mucho menos se explica cómo funciona por dentro, que es justo lo que hace falta entender para valorar un presupuesto o detectar a un comercial que improvisa.

Vamos a seguir una venta desde que el camarero pulsa cobrar hasta que el registro llega a Hacienda. Son unos milisegundos y unas cuantas piezas.

Qué es Verifactu, en una frase

Verifactu es un conjunto de requisitos que debe cumplir cualquier programa de facturación para que sus registros no se puedan alterar sin que se note. Nada más, y nada menos.

No es una aplicación que se instale ni un portal donde haya que darse de alta. El nombre designa una de las dos modalidades previstas en el Real Decreto 1007/2023: la que remite los registros a la Agencia Tributaria según se generan. La otra modalidad, la de sistemas no verificables, cumple los mismos requisitos de integridad pero guarda los registros en el negocio.

Cómo funciona Verifactu por dentro: el encadenamiento

Aquí está todo el invento, y merece un párrafo aunque suene técnico.

Cuando tu sistema emite una factura, genera además un registro con los datos fiscales de esa operación. A ese registro le aplica una función matemática que produce una huella: una cadena de caracteres que resume el contenido. Cambia una coma del importe y la huella sale completamente distinta.

Lo importante viene ahora. Esa huella se calcula incluyendo la huella del registro anterior. Y la de aquel incluía la del anterior a él. El resultado es una cadena donde cada eslabón depende de todos los que vinieron antes.

Piénsalo como un libro de actas donde cada página lleva escrito un resumen de la anterior. Arrancar una hoja del medio ya no sirve de nada: la página siguiente delata que falta algo, y volver a escribirlas todas es un trabajo que nadie va a hacer a mano. Esa es la razón por la que el software de doble uso deja de funcionar, y esa es la razón por la que existe la norma.

El recorrido de una venta con Verifactu, paso a paso

Mesa cuatro, dos menús y un café. El camarero cierra la cuenta desde el terminal o desde la PDA. Lo que pasa a continuación:

• El programa compone la factura o el ticket con los datos habituales: concepto, base imponible, tipo de IVA, cuota, total.
• Genera el registro de facturación, que es un documento aparte con los datos fiscales normalizados y su identificador único.
• Calcula la huella del registro incorporando la del registro anterior, y lo firma electrónicamente.
• Compone el código QR con la información que permite verificar esa factura contra los sistemas de la Agencia Tributaria.
• Manda el registro a la sede electrónica de la AEAT, si estás en la modalidad de envío inmediato.
• Imprime. El cliente recibe su ticket con un cuadradito nuevo en la esquina.

Todo esto ocurre sin que nadie toque nada. Es la parte tranquilizadora del asunto: para el personal de sala, cobrar sigue siendo pulsar un botón.

Qué pasa cuando se cae internet

Esta es la pregunta que hay que hacerle a cualquier proveedor, y la que más comerciales deja en silencio.

La respuesta correcta es que no pasa nada. El sistema sigue emitiendo con normalidad, genera sus registros, los encadena y los guarda en cola. Cuando vuelve la línea, los envía. El reglamento contempla esa situación, porque sería absurdo que un corte de fibra impidiera cobrar en un restaurante lleno.

Si un proveedor te dice que sin conexión el terminal no emite, busca otro. Y si te dice que en ese caso las ventas se apuntan a mano y se meten luego, busca otro con más urgencia todavía, porque eso rompe el encadenamiento y es justo lo que la norma persigue.

El código QR: para qué sirve de verdad

Es la parte visible de Verifactu y la que genera más curiosidad entre los clientes, que empiezan a escanearlo por probar.

Ese código lleva los datos que permiten comprobar contra la Agencia Tributaria que esa factura existe y coincide con lo registrado. Quien la recibe puede verificarla desde el móvil en unos segundos. En una comida de empresa, eso significa que el administrativo que luego va a deducir el gasto tiene una forma de confirmar que el documento es bueno antes de archivarlo.

Junto al QR aparece una leyenda que identifica la modalidad: las facturas emitidas con envío inmediato llevan la mención de factura verificable. Es un detalle menor en apariencia, aunque para un cliente empresa es información útil.

Qué cambia con Verifactu respecto a lo que hacías antes

En el mostrador, poco. En el trabajo administrativo de después, bastante.

Desaparece la posibilidad de retocar una venta de hace tres días. Hasta ahora muchos programas permitían corregir un importe mal metido, cambiar una forma de pago o borrar directamente un ticket duplicado sin que quedara constancia. A partir de ahora, lo que se corrige se corrige emitiendo una rectificativa, que genera su propio registro y deja el rastro de la corrección.

Cambia también el arqueo. Con los registros encadenados, el cierre de caja se apoya en una secuencia completa y sin huecos, así que un descuadre apunta a un error concreto en lugar de obligar a reconstruir el día entero. Es de las pocas partes de todo esto que mejora el trabajo en vez de añadirlo.

Y aparece un registro de eventos donde queda anotado quién anuló qué y cuándo, lo cual para un negocio con varios turnos y personal rotando resulta bastante más útil de lo que parece sobre el papel.

Cuándo empieza a ser obligatorio

Verifactu será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades. El 1 de julio de 2027 para los demás obligados, autónomos incluidos.

A los fabricantes de software se les acabó el plazo antes, el 29 de julio de 2025, de modo que cualquier programa que hoy esté a la venta debería traer ya su declaración responsable. Si encuentras fechas de 2025 o 2026 en otras webs, corresponden al calendario anterior al Real Decreto 254/2025.

Cómo saber si un programa cumple de verdad con Verifactu

Conviene repetir esto porque circula mucha confusión: la Agencia Tributaria no certifica ni homologa software. No hay lista oficial ni sello. Lo que hay es una declaración responsable que firma el fabricante asumiendo la responsabilidad de lo que dice.

Así que la comprobación es tuya, y se reduce a pedir cosas concretas. La declaración responsable por escrito, con la versión a la que se refiere. Una demostración en la que se vea el QR impreso en un ticket real. Y una respuesta clara sobre el comportamiento sin conexión.

Lo que no sirve como prueba es un folleto donde ponga «adaptado a la nueva normativa». Eso lo pone todo el mundo desde hace dos años.

Lo que nos preguntan más

¿Esto me obliga a enviar mis facturas a Hacienda al momento?

Solo si eliges la modalidad de envío inmediato. La alternativa es conservarlos tú, con requisitos de custodia y un registro de eventos más exigente. Ambas cumplen; la primera da menos trabajo a la larga.

¿Los tickets simplificados también entran?

Sí. Un ticket de dos cafés genera su registro igual que una factura de tres mil euros. El volumen de registros en hostelería es alto por este motivo, y conviene que el sistema esté dimensionado para ello.

¿Puedo seguir haciendo facturas en Word?

No. Un documento de texto no genera registro, no encadena ni firma nada. Quien facture así tendrá que incorporar un programa, que en muchos casos puede ser una solución sencilla si el volumen es bajo.