Qué datos envía Verifactu a Hacienda: lo que viaja y lo que se queda en tu negocio

De todas las dudas que nos llegan sobre este asunto, esta es la que más incomoda a la gente. No tanto por el trámite como por la sensación de fondo: la idea de que a partir de ahora Hacienda va a ver «todo».

Conviene bajarlo a datos concretos, porque la realidad es bastante más acotada de lo que la sensación sugiere. Lo que se envía es un registro por operación facturada, con un contenido tasado, y hay mucha información del negocio que no aparece por ninguna parte.

Qué datos envía Verifactu exactamente

Cada vez que emites una factura o un ticket, un sistema Verifactu genera un registro de facturación de alta y lo remite a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Ese registro contiene, agrupado por bloques:

Identificación de la factura

• Tu NIF y tu nombre o razón social.
• Número y serie de la factura.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Tipo de factura: completa, simplificada, rectificativa y la variante concreta que sea.

Contenido económico

• Una descripción general de la operación. No el detalle línea a línea: una descripción del conjunto.
• El desglose por tipo impositivo: base imponible, tipo aplicado y cuota repercutida de cada uno.
• La calificación de la operación y, cuando proceda, el régimen especial aplicable.
• Recargo de equivalencia, si lo hay.
• Cuota total e importe total.

Destinatario

• NIF y nombre del cliente, cuando la factura es completa.
• En los tickets simplificados no hay destinatario identificado, así que ese bloque va vacío.

Trazabilidad

• La huella del registro y la del registro anterior, que es lo que forma la cadena.
• El número de serie y la fecha de esa factura previa a la que queda encadenada.
• Fecha y hora exactas de generación, con huso horario.
• Identificación del sistema informático que lo emitió: fabricante, nombre del programa, versión y número de instalación.

Ese último bloque explica por qué la norma se toma tan en serio la declaración responsable del fabricante: cada registro que llega a la Agencia Tributaria lleva escrito qué programa lo generó.

Lo que Verifactu no envía a Hacienda

Esta es la parte que suele tranquilizar, y conviene decirla con la misma claridad.

No se envían tus costes. Ni el precio al que compras a tus proveedores, ni el margen de cada artículo, ni los escandallos. Un registro dice que vendiste por veintidós euros; no dice que te costó nueve.

Tampoco viajan tus compras, tus facturas recibidas, tus nóminas, tus datos bancarios ni tu inventario. El stock que tienes en almacén es asunto tuyo, igual que las condiciones que hayas negociado con un distribuidor o el descuento que te hace el de las bebidas por pronto pago; nada de eso forma parte del registro de facturación, que se limita estrictamente a la operación de venta y a su fiscalidad.

Y no se envía el detalle línea a línea de cada venta. El registro incorpora una descripción general de la operación y el desglose fiscal, no la lista de qué comió exactamente cada mesa.

Dicho de otro modo: viaja lo que la Administración necesita para comprobar que lo que declaras coincide con lo que facturas. Eso, en su mayor parte, ya figuraba en tus libros registro de IVA. Lo que cambia no es tanto qué sabe Hacienda como cuándo lo sabe.

Modalidad Verifactu y modalidad no Verifactu: qué cambia

Aquí está la elección que de verdad decide cuánta información sale de tu negocio y cuándo.

En la modalidad de envío inmediato, cada registro sale hacia la sede electrónica en el momento de emitirse. A cambio, el reglamento aligera la carga: no exige firmar electrónicamente cada registro por separado y relaja las obligaciones de conservación, porque la copia ya está en destino.

En la otra modalidad, la de sistemas no verificables, no se envía nada de forma rutinaria. Los registros se generan igual, se encadenan igual, pero se quedan contigo. A cambio hay que firmarlos uno a uno, custodiarlos con garantías durante todo el plazo de prescripción y llevar un registro de eventos más detallado. Y si algún día llega una comprobación, hay que entregarlos.

Quien elige la segunda vía pensando que así Hacienda verá menos, conviene que sepa que lo que consigue es aplazar la entrega y asumir la custodia. La información acaba siendo la misma.

El código QR y quién puede leerlo

El cuadradito que aparece en el ticket contiene los datos necesarios para verificar esa factura concreta contra los sistemas de la Agencia Tributaria: básicamente identificación de la factura e importe.

No contiene información de tu negocio más allá de esa operación. Un cliente que lo escanea comprueba si esa factura existe y coincide; no accede a tu facturación, ni a tus otros clientes, ni a nada más.

En la práctica, quien más lo usa son las empresas que reciben facturas y quieren confirmar que el documento es bueno antes de deducirse el gasto. Para un restaurante que vive de comidas de trabajo, eso juega a favor.

Qué pasa cuando te equivocas en una factura

Esta pregunta aparece siempre, y la respuesta define bastante bien el espíritu de todo el sistema.

No se borra. Un registro enviado a Hacienda no se puede eliminar; lo que se hace es emitir una factura rectificativa, que genera su propio registro con referencia a la original. La cadena conserva el error y la corrección, y ese rastro es precisamente el objetivo.

Si el fallo es del propio registro y no de la factura, existe un registro de anulación para esos casos. También deja constancia.

Lo que ya no existe es la solución de antes: entrar el lunes, cambiar el importe del sábado y que nadie se entere. Ese comportamiento es el que la ley antifraude vino a cerrar, y Verifactu es la herramienta con la que se cierra.

Dudas habituales

¿Se envían todos los tickets o solo las facturas?

Todos. La barra de un desayuno genera tantos registros como cobros se hagan, y cada uno viaja con su huella y su encadenamiento. Para un bar con mucho trasiego esto supone varios centenares de envíos diarios, así que conviene preguntar al proveedor cómo se comporta el sistema en un servicio punta antes de firmar.

¿Puedo ver lo que se ha enviado?

Sí. La sede electrónica de la Agencia Tributaria permite consultar los registros recibidos, y el propio programa debería dejarte ver el estado de cada envío. Es buena costumbre revisarlo las primeras semanas tras una instalación: ahí salen los errores de configuración.

¿Y si no hay conexión en ese momento?

El sistema sigue emitiendo y guarda los registros en cola hasta que la línea vuelve. El reglamento contempla esa situación. Un proveedor que te diga que sin internet no se puede cobrar no ha entendido la norma o no la ha implementado bien.

¿Esto sustituye a mis declaraciones de IVA?

No. Los modelos trimestrales y anuales siguen presentándose igual. Lo que ocurre es que la Administración dispone de la información de facturación antes, lo que reduce el margen entre lo declarado y lo registrado. En la práctica, cuadrar el trimestre resulta más sencillo, porque los datos ya están ordenados.