¿Qué tipo de facturas deben incluir el código QR de Verifactu?

El sistema VeriFACTU ha llegado para quedarse y está revolucionando cómo hacemos las facturas en España. Si tienes un negocio o trabajas como profesional, seguro que ya has visto ese nuevo código QR que aparece en muchas facturas. ¿Te estás preguntando si las tuyas también lo necesitan? ¿Todavía andas un poco perdido con esta nueva normativa? No te preocupes, vamos a aclarar todas tus dudas paso a paso, con la información más fresca y práctica que necesitas tener en el radar.

¿Qué es el sistema VeriFACTU y qué relación tiene con el código QR en las facturas?

Origen y objetivos del sistema VeriFACTU implementado por la AEAT

Piénsalo así: la Agencia Tributaria se ha puesto las pilas y ha decidido que ya era hora de darle un lavado de cara completo al sistema de facturación del país. Y así es como nace VeriFACTU, un proyecto que suena a ciencia ficción pero que busca algo muy simple: que cada transacción comercial en España sea transparente y segura. Se acabó eso de facturas en papel que cualquiera podía retocar con un poco de maña. Ahora cada factura tiene su propio "carnet de identidad digital" que la hace única y, lo que es mejor, imposible de trucar.

El Real Decreto que modifica el Reglamento de obligaciones de facturación ha marcado un punto de inflexión. ¿Y por qué es tan importante? Porque trae requisitos totalmente nuevos que garantizan que nadie pueda meter mano a una factura después de haberla emitido. Es como si le pusiéramos un precinto digital a cada documento. Para las empresas y los que trabajamos por cuenta propia, sí, significa tener que actualizar nuestros sistemas, pero también ganar en seguridad y, sobre todo, en credibilidad ante nuestros clientes. Y no, la autoridad tributaria no se ha sacado esto de la manga porque sí: forma parte de una estrategia más amplia para reducir el fraude fiscal y conseguir que todos juguemos limpio.

Función del código QR en el sistema de facturación verificable

Seguro que ya has visto esos cuadraditos llenos de píxeles que aparecen en las facturas últimamente. Pues ese es el famoso código QR de VeriFACTU, y te aseguro que es mucho más que un simple adorno. Este pequeño elemento esconde información encriptada que conecta tu factura directamente con los sistemas de la AEAT. Es como tener un sello oficial que nadie puede falsificar por mucho que lo intente.

Y aquí viene lo mejor: cualquier persona puede comprobar si una factura es auténtica o no. Solo necesitas sacar el móvil del bolsillo, escanear el código, y en cuestión de segundos sabrás si ese documento está registrado oficialmente o si alguien te está intentando colar una factura falsa. Se acabaron las facturas modificadas después de emitirlas. El código QR es como un vigilante silencioso que dice: "Ey, esta factura es exactamente como se declaró ante Hacienda, ni una coma más ni una menos". Para los negocios que siempre han jugado limpio, esto es fantástico porque les protege de posibles fraudes. Para los que andaban con artimañas... pues se les acabó la fiesta.

Cómo el código QR facilita la verificación de la información de la factura

Seamos realistas: antes, comprobar si una factura era válida podía llevarte media mañana entre llamadas y papeleos varios. Ahora, con el móvil en la mano, en menos de lo que tardas en tomarte un café puedes verificar todo. Cuando escaneas ese QR, entras directamente en la sede electrónica de la AEAT donde aparece toda la información en bandeja: quién emitió la factura, en qué fecha, por cuánto dinero, qué impuestos se aplicaron... Todo está ahí, cristalino.

¿Y sabes qué es lo más genial de todo esto? Que todos salimos ganando. Si eres cliente, tienes la tranquilidad de saber que la factura que guardas es legítima al 100%. Si eres empresa, demuestras que trabajas con total transparencia. Y la Administración puede detectar irregularidades al vuelo. Es lo que se dice un sistema donde todos ganan. Ya no hace falta ser un crack de la contabilidad para saber si una factura está bien hecha. El sistema te lo cuenta todo, sin rodeos ni tecnicismos raros.

¿Qué tipos de facturas deben incluir el código QR según la normativa VeriFACTU?

Facturas emitidas por empresarios y profesionales obligados al sistema

Vamos al grano: ¿quién tiene que poner el famoso código QR? Pues la respuesta corta es que si emites facturas en tu actividad económica, muy probablemente estés en la lista. No importa si eres una empresa del IBEX 35 o un autónomo trabajando desde el salón de tu casa. El Reglamento no mira si eres grande o pequeño, mira qué tipo de actividad haces.

Las facturas ordinarias completas son las primeras de la fila. Si tienes un comercio, prestas servicios profesionales o diriges una empresa (del tamaño que sea), vas a tener que actualizar tu sistema de facturación sí o sí. ¿Utilizas algún programa o TPV para hacer facturas? Entonces asegúrate de que puede generar estos códigos QR o te vas a encontrar con un problema gordo. Los abogados, los médicos privados, las sociedades, las tiendas de barrio... todos estamos en el mismo barco. La AEAT ha sido muy clara en esto: quiere tener controlada toda la facturación posible, y para conseguirlo necesita que todos usemos el mismo sistema de verificación.

Diferencias entre facturas verificables y no verificables

Aquí tenemos que hacer una distinción importante entre dos tipos de facturas: las verificables (que llevan QR) y las no verificables (que no lo llevan). Las primeras son como los billetes con todas las medidas de seguridad: tienen una garantía extra de autenticidad. Puedes comprobarlas al momento en la web de la AEAT y nadie puede poner en duda que son válidas. Son, por decirlo de alguna manera, las facturas del mañana que ya están aquí hoy.

Las facturas no verificables son aquellas que, al menos por ahora, pueden seguir sin llevar el código. Pero ojo con esto, que no llevar QR no significa que valgan menos legalmente. Simplemente están exentas de incluirlo por diferentes razones que marca la normativa. La gran diferencia está en el nivel de seguridad y lo fácil que es comprobarlas. Una factura verificable tiene mucho más peso si algún día Hacienda decide hacerte una visita. Es como tener un as en la manga que demuestra que hiciste las cosas bien desde el minuto uno. Mientras que las verificables necesitan software homologado y toda la tecnología de por medio, las no verificables pueden seguir haciéndose como siempre... aunque esto tiene los días contados.

Excepciones a la obligación de incluir el código QR en facturas

No todo el mundo tiene que lanzarse de cabeza al mundo del QR desde ya. El Reglamento tiene varias excepciones que merece la pena conocer bien. Por ejemplo, las facturas simplificadas (vamos, los tickets de siempre) por cantidades pequeñas están exentas... aunque esto podría cambiar más pronto que tarde. Si estás en el régimen de recargo de equivalencia o en el simplificado, puedes respirar con algo más de calma: puede que tampoco te toque todavía.

También hay excepciones para facturas a organismos públicos en determinados casos, operaciones sin IVA con otros países europeos, y algunas actividades de ONGs y asociaciones. Pero mucho cuidado con esto: estas excepciones tienen fecha de caducidad. De aquí a julio de 2025, cuando el sistema esté funcionando a pleno rendimiento, muchas de estas excepciones podrían esfumarse. Mi consejo personal: aunque creas que estás exento, revisa bien tu caso particular con lupa. Pensar que no necesitas el QR cuando en realidad sí lo necesitas puede costarte un disgusto importante. La Administración no se anda con chiquitas con estos errores, y las multas pueden hacer mucho daño al bolsillo.

¿Cómo afecta el Real Decreto de VeriFACTU al registro de facturación electrónica?

Nuevos requisitos para el software de facturación homologado

Los que desarrollan software de facturación han tenido que sudar la gota gorda. El Real Decreto va muy en serio: marca unos requisitos súper específicos que cualquier programa debe cumplir a rajatabla. Se acabó eso de usar cualquier aplicación que haga facturas bonitas. Ahora necesitas un software que sea capaz de comunicarse directamente con la AEAT, generar códigos QR que valgan de verdad y mantener toda la información bajo llave.

Empresas como Deisoft y otros pesos pesados del sector han tenido que rehacer sus productos prácticamente desde cero. ¿La razón? Ahora cada factura debe estar protegida con sistemas de cifrado que parecen sacados de una película de espías. El software tiene que conectarse en tiempo real con Hacienda, saber distinguir qué facturas necesitan QR y cuáles no, y asegurarse de que nadie pueda cambiar ni una coma después de emitir la factura. La AEAT ha publicado un manual técnico del tamaño de un tocho universitario con todas las especificaciones. Protocolos de comunicación, formatos de datos, medidas de seguridad... Todo está regulado hasta el último detalle para que el sistema funcione como un reloj suizo.

Plazos de implementación del código QR en todas las facturas

La Agencia Tributaria ha sido astuta: no ha querido que todos nos volviéramos locos de golpe. Por eso ha diseñado un calendario escalonado que empezó con las grandes empresas y los sectores más "problemáticos" (ya sabes, esos donde tradicionalmente ha habido más picaresca con las facturas). Pero que no te engañe esta calma aparente: el reloj sigue corriendo y en julio de 2025 todos tendremos que estar con los deberes hechos.

Durante este período de transición, es totalmente normal ver facturas con QR y sin QR circulando por ahí. Puede resultar un poco lioso, lo reconozco. Por eso es fundamental que averigües cuándo te toca exactamente a ti. Los plazos varían según tu volumen de facturación, el sector en el que trabajas y tu régimen tributario. No es lo mismo una cadena de hipermercados que una peluquería de pueblo. La AEAT tiene teléfonos y oficinas para resolver dudas, porque ellos mismos saben que esto no es coser y cantar. Mi recomendación: no te dejes para el último momento. Los que se pongan las pilas antes evitarán los típicos atascos y problemas técnicos de última hora.

Consecuencias de no incluir el código QR de VeriFACTU en las facturas obligatorias

Y ahora toca hablar de lo que nadie quiere oír: ¿qué pasa si no cumples? Las multas son para tomárselas muy en serio. Estamos hablando desde 150 euros por cada factura mal emitida hasta porcentajes sobre el importe total de la operación cuando la cosa se pone fea. Y no, no es solo una cuestión de pasta. Si emites facturas sin QR cuando deberías tenerlo, estás poniendo en un aprieto a tus clientes, que podrían tener problemas gordos para deducirse esos gastos.

La Administración Tributaria no se toma esto a broma ni mucho menos. Si detectan que sistemáticamente emites facturas sin el código obligatorio, prepárate para una inspección con todas las de la ley. Cuando hay reincidencia o sospechan que hay mala intención, pueden tratarlo como obstrucción a la labor inspectora. Y ahí las multas se disparan hasta cifras que dan vértigo de verdad. No quiero ser alarmista, pero he visto casos de negocios que han tenido que echar el cierre por acumular sanciones. Así que ya lo sabes: más vale ponerse al día que lamentarse después. Actualiza tu sistema a tiempo y ahórrate problemas que no necesitas.

¿Cómo implementar correctamente el código QR de VeriFACTU en el sistema informático de facturación?

Requisitos técnicos para la generación del código QR en las facturas

Vamos a meternos en harina con los aspectos técnicos. El código QR no puede ser cualquier dibujo pixelado que se te ocurra. La AEAT tiene unas exigencias muy concretas que hay que cumplir sí o sí. Para empezar, debe medir como mínimo 30x30 milímetros en las facturas impresas (más o menos como una moneda de 2 euros, para que te hagas una idea). La resolución tiene que ser la suficiente para que cualquier móvil medio decente pueda leerlo sin hacer malabares.

Pero donde está el meollo de la cuestión es en el contenido del código. Tiene que incluir tu NIF, el número de factura, la fecha de emisión, los impuestos que has aplicado y el importe total. Todo esto se estructura siguiendo un formato XML que la AEAT ha definido con todo lujo de detalles. Y para rematar, usa el estándar internacional ISO/IEC 18004:2015 con un nivel de corrección de errores tipo "M" (sí, suena muy técnico, pero es lo que hay). Los programadores tienen que usar librerías específicas que generen estos códigos respetando todas estas normas al pie de la letra. Aquí no vale ir de freestyle: un QR mal generado es como una factura sin sellar, papel mojado.

Adaptación de TPV y software de facturación a la normativa

Si tienes un TPV en tu negocio o usas algún programa para hacer facturas, prepárate para una actualización de las gordas. No es simplemente instalar una actualización y ya está. Los fabricantes están teniendo que rehacer partes importantes de sus sistemas para que todo encaje perfectamente con VeriFACTU. En el caso de los TPV de las tiendas, el desafío es especialmente complicado porque tienen que generar el código en tiempo real mientras el cliente espera en la caja con la compra en la mano.