Quién está obligado a tener Verifactu: autónomos, sociedades y los casos intermedios

Empecemos por deshacer un mito que circula mucho y que hace perder dinero: la Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas de facturación. No existe un sello oficial ni una lista de software aprobado. Lo que existe es una declaración responsable que firma el fabricante, bajo su responsabilidad, diciendo que su producto cumple el reglamento. Si un comercial te enseña un «certificado de homologación de la AEAT», te está enseñando algo que no existe.

Aclarado eso, vamos a lo que has venido a buscar: si tu negocio entra o no, y desde cuándo.

Quién está obligado a usar Verifactu, por perfiles

El reglamento Verifactu no clasifica por sectores ni por facturación. Clasifica por una pregunta muy simple: ¿expides facturas usando un sistema informático? Si la respuesta es sí, estás dentro. A partir de ahí, lo que cambia es la fecha.

• Sociedades mercantiles que tributan por el Impuesto sobre Sociedades: obligadas desde el 1 de enero de 2027.
• Autónomos en estimación directa: desde el 1 de julio de 2027.
• Autónomos en módulos: misma fecha, julio de 2027, y sí, también entran. Más abajo explicamos por qué la duda es tan frecuente.
• Comunidades de bienes y otras entidades sin personalidad jurídica que facturen: julio de 2027.
• Empresas acogidas al SII: quedan fuera mientras sigan en él.
• Actividad en País Vasco o Navarra: normativa foral propia, TicketBAI en el caso vasco.

Si has leído en otro sitio que los autónomos entraban en julio de 2025, era el calendario original del Real Decreto 1007/2023. El Real Decreto 254/2025 lo corrió, y las fechas buenas son las de arriba.

Por qué tanta gente cree que Verifactu no le toca

El equívoco de los módulos

Un autónomo en estimación objetiva que vende a particulares no está obligado a expedir factura en cada venta: le vale el ticket, salvo que el cliente pida factura. De ahí a concluir que los módulos eximen del reglamento hay un salto que mucha gente da sin darse cuenta.

Pero el ticket también es un documento que sale del sistema, y también necesita su registro y su código QR. Y en cuanto alguien pide factura —cosa que en una cafetería pasa varias veces por semana, entre comidas de empresa y autónomos que se deducen el café— hace falta un programa que la genere conforme. La exención afecta a operaciones concretas, nunca al régimen fiscal entero.

El equívoco del volumen

«Yo facturo muy poco, esto será para los grandes.» No hay umbral mínimo. Una gestoría que emite ocho facturas al mes y una cadena con doce locales están igual de obligadas; lo que cambia, y mucho, es la solución que le conviene a cada una.

El equívoco del papel

Quien todavía factura con un talonario y sin ningún programa detrás cree a veces que la norma no le alcanza porque no tiene software que adaptar. Es al revés: precisamente tendrá que incorporar uno. La norma regula los sistemas informáticos de facturación, y la salida no es quedarse sin sistema.

Quién queda realmente fuera de Verifactu

La lista de exclusiones es corta.

Las empresas en el Suministro Inmediato de Información ya envían sus libros registro a Hacienda de forma casi continua, así que exigirles además Verifactu sería duplicar el mismo control. Conviene recordar que salir del SII devuelve al grupo de los obligados: la exclusión va ligada a seguir dentro, no es un estado permanente.

Los territorios forales van por su cuenta. País Vasco lleva años con TicketBAI y Navarra ha seguido su propio camino, de modo que un negocio que opere allí se rige por esa normativa. Para quien tenga locales a ambos lados de una frontera administrativa, esto significa convivir con dos sistemas distintos, y es una conversación que hay que tener con el asesor antes de firmar nada.

Las dos modalidades, que no son lo mismo que estar exento

Aquí hay otra confusión habitual. El reglamento permite elegir entre dos formas de cumplir, y ninguna de las dos consiste en quedarse fuera.

En la modalidad Verifactu, el sistema remite cada registro a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de emitir. En la otra, llamada de sistemas no verificables, los registros se generan igual, se firman igual y se encadenan igual, pero se guardan en el negocio y se ponen a disposición de Hacienda cuando la reclame. Esta segunda vía exige más: un registro de eventos más detallado y la obligación de custodiar los datos con garantías durante todo el plazo legal.

Nosotros recomendamos la primera a casi todos los clientes, y no por afinidad con la Administración. Lo que ya está enviado no hay que guardarlo, ni justificarlo, ni recuperarlo tres años después, cuando llame la inspección y el disco duro del ordenador de la trastienda haya decidido jubilarse.

Qué tiene que hacer tu programa para cumplir con Verifactu

Cumplir con Verifactu se traduce en unas cuantas funciones que el sistema tiene que traer de serie:

• Generar un registro de facturación por cada factura y por cada ticket.
• Firmar ese registro electrónicamente y encadenarlo con el anterior mediante una huella digital.
• Imprimir el código QR verificable en el documento que recibe el cliente.
• Enviar los registros a Hacienda, o conservarlos a su disposición, según la modalidad por la que optes.
• Llevar un registro de eventos donde queden anotadas anulaciones, rectificaciones y accesos.
• Impedir por diseño que nadie pueda modificar un registro ya emitido sin dejar rastro.

Ese último punto es el que de verdad cambia las cosas. Hasta ahora, muchos programas permitían corregir una venta de hace dos días sin que quedara constancia. Eso se acabó: lo que se corrige se corrige con una rectificativa, que deja su propio rastro.

Cómo elegir proveedor sin comprar humo

Ya que no hay lista oficial de software aprobado, la comprobación recae en ti. Tres exigencias mínimas y una recomendación.

Pide la declaración responsable por escrito, con la versión concreta a la que se refiere. Pregunta qué ocurre cuando se cae la conexión a mitad de un servicio, porque un local lleno no puede dejar de cobrar por un corte de línea. Y que te digan, también por escrito, quién paga la próxima actualización normativa, que la habrá.

La recomendación: pide una demostración con tu catálogo real, no con el de ejemplo. Llevamos desde 1996 instalando terminales de punto de venta y hemos pasado de las más de cinco mil instalaciones en la Comunidad de Madrid, y las sorpresas nunca aparecen con los datos de muestra del fabricante. Aparecen con las tarifas de fin de semana, los menús con suplemento y ese artículo que está dado de alta tres veces con nombres parecidos.

Dudas sueltas

¿Tengo que tirar el terminal que compré en 2019?

Probablemente no. En bastantes casos el equipo aguanta y lo único que cambia es el programa que corre encima. Pregunta antes de aceptar un presupuesto que empiece por renovarlo todo.

¿Esto me obliga también a la factura electrónica entre empresas?

Son dos normas distintas. Una regula cómo tu programa registra y comunica lo que facturas; la otra, que viene de la ley Crea y Crece, regulará en qué formato se intercambian las facturas entre empresas cuando desarrollen su reglamento. Llegan casi a la vez y por eso se confunden, pero cumplir una no implica cumplir la otra.

¿Dónde está la información oficial?

En la sede electrónica de la Agencia Tributaria, que publica las especificaciones técnicas, el detalle de los registros y las preguntas frecuentes. Es la única fuente que se corrige cuando la norma cambia, y en este asunto ya ha cambiado más de una vez.