Software compatible con Verifactu

Buscar software compatible con Verifactu en 2026 se parece a buscar coche por internet: todos los anuncios dicen lo mismo y ninguno miente del todo. «Adaptado a la nueva normativa» lo pone absolutamente todo el mundo desde hace dos años, así que esa frase ya no distingue nada.

Lo que sigue son los criterios que de verdad separan un programa que cumple Verifactu de uno que se limita a decirlo.

Primero, lo que no existe

La Agencia Tributaria no homologa, no certifica ni publica una lista de programas aprobados. Conviene tenerlo claro antes de nada, porque hay comerciales que enseñan «certificados de homologación AEAT» y ese documento no existe en ninguna parte.

Lo que sí existe es la declaración responsable: un documento que firma el fabricante, bajo su propia responsabilidad, afirmando que su producto cumple el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Es obligatorio que la tenga y es obligatorio que te la enseñe. Si la piden por escrito y la respuesta se alarga, ya has aprendido algo del proveedor.

Los siete requisitos de Verifactu que hay que comprobar

Un programa compatible tiene que hacer esto, y conviene verlo funcionando en pantalla, no leerlo en un folleto:

• Generar un registro de facturación por cada factura y por cada ticket simplificado.
• Firmar electrónicamente ese registro.
• Encadenarlo con el registro anterior mediante una huella, de forma que alterar uno rompa la secuencia.
• Estampar el código QR en el ticket o la factura, de forma que el cliente pueda comprobarla desde el móvil.
• Remitir los registros a la sede electrónica de la AEAT, o conservarlos con garantías si operas en la otra modalidad.
• Llevar un registro de eventos con anulaciones, rectificaciones y accesos.
• Impedir por diseño la modificación de un registro ya emitido.

Ese último es el que marca la diferencia entre un programa realmente adaptado y uno que ha añadido el QR y poco más. Pide que te enseñen qué pasa al intentar corregir una venta de hace dos días: si el programa lo permite sin generar una rectificativa, no cumple.

Señales de que tu programa actual se queda fuera de Verifactu

Antes de mirar alternativas, mira lo que tienes. Hay indicios bastante fiables.

Si el fabricante lleva un par de años sin sacar versiones, malo. Si el soporte técnico responde con evasivas cuando preguntas por fechas, peor. Y si el programa corre sobre una base de datos que ya nadie mantiene o sobre un sistema operativo que dejó de recibir actualizaciones, la adaptación probablemente no llegue nunca, porque reescribir esa base cuesta más de lo que el fabricante va a recuperar.

Hay un indicio que suele pasar desapercibido: si tu programa permite borrar una venta sin dejar rastro, está construido sobre una premisa que la norma ha ilegalizado. Adaptarlo no es añadir una función, es cambiar los cimientos.

No todos los negocios necesitan lo mismo

Aquí es donde la mayoría de comparativas falla, porque tratan «software de facturación» como si fuera una categoría única. Un bar y una zapatería tienen la misma obligación legal y necesidades operativas que no se parecen en nada.

Hostelería

La facturación es lo de menos en el día a día; lo que manda es la velocidad de la comanda. Un sistema para un restaurante tiene que resolver gestión de mesas, envío de comandas a cocina y barra, división de cuentas cuando ocho comensales pagan por separado, y movilidad con PDA para que el camarero no vuelva a la barra a teclear. Sobre eso, el registro de facturación funciona por debajo y nadie lo nota.

El volumen de registros aquí es alto: cada café genera el suyo. Conviene preguntar cómo se comporta el sistema en un servicio de trescientos tickets y qué pasa cuando la conexión falla en plena hora punta.

Comercio y retail

Cambia el eje: lo importante es el control de stock. Lectura de códigos de barras, referencias con talla y color, control de existencias por tienda, gestión de albaranes y entradas de proveedor. Una tienda de ropa con doscientas referencias multiplicadas por tallas maneja un catálogo que en hostelería no existe.

El ritmo de facturación es más pausado, así que el requisito crítico no es la velocidad sino que el inventario cuadre.

Servicios y profesionales

Peluquerías, centros de estética, talleres: aquí pesa la agenda y el histórico del cliente tanto como el cobro. El volumen de facturas es bajo, así que una solución sencilla basta, siempre que genere los registros como toca.

Para un autónomo que emite diez facturas al mes, montar un sistema de gestión completo es pagar por lo que no va a usar.

Las preguntas que hay que hacer antes de firmar

Cinco, y todas admiten respuesta concreta:

• ¿Me enviáis la declaración responsable por escrito, indicando la versión?
• Si el router se queda sin línea en plena hora punta, ¿el terminal sigue emitiendo tickets?
• ¿La próxima actualización normativa entra en el contrato de mantenimiento o se factura aparte?
• ¿Mi hardware actual aguanta, o el presupuesto incluye renovarlo entero?
• ¿Quién viene a instalar, en qué plazo, y quién coge el teléfono un viernes a las diez de la noche?

Esa última pregunta vale más de lo que parece. Un programa correcto con un soporte que no responde es un problema con licencia.

La prueba que descarta más candidatos

Pide una demostración con tu propio catálogo, no con el de muestra del fabricante.

El catálogo de ejemplo funciona siempre: tiene veinte artículos limpios y ningún caso raro. El tuyo tiene tarifas distintas de lunes a jueves, un menú con suplemento de terraza, artículos dados de alta tres veces con nombres parecidos y proveedores que cerraron. Media hora con esos datos revela más que tres reuniones comerciales.

Después de instalar sistemas de punto de venta en bares, tiendas y talleres de toda la Comunidad de Madrid durante casi tres décadas, hay algo que se repite en cada migración: los problemas casi nunca vienen de la parte normativa. Vienen de los detalles del negocio que ningún folleto contempla.

Actualizar o cambiar de software para cumplir con Verifactu

Si tu proveedor actual ya tiene versión compatible con Verifactu y sigue activo, actualizar es lo razonable. Sale más barato, el equipo no reaprende nada y el histórico se queda donde está.

Cambiar solo compensa si el fabricante no va a adaptarse, si el programa arrastra limitaciones que ya te molestaban antes de que existiera la norma, o si la propia adaptación exige un salto de versión tan grande que en la práctica ya es otro producto.

Lo que conviene evitar en los dos casos es la compra por precio. Una licencia barata sin soporte se paga entera el primer sábado que el terminal no emite y no hay nadie al otro lado del teléfono.

Dudas frecuentes

¿Hay algún software obligatorio?

No. Puedes usar el que quieras siempre que cumpla el reglamento y su fabricante firme la declaración responsable. La obligación recae sobre las características del programa, nunca sobre una marca concreta.

¿Y si desarrollo mi propio sistema?

Es posible, y entonces la declaración responsable la firmas tú, asumiendo la responsabilidad completa. Para un negocio pequeño esa vía rara vez compensa.

¿Mi software compatible con Verifactu me sirve también para la factura electrónica entre empresas?

No necesariamente. Son dos normas distintas: una regula el registro de lo que facturas, la otra el formato de intercambio entre empresas que desarrollará la ley Crea y Crece. Pregunta por las dos cosas por separado, porque cumplir una no implica cumplir la otra.

¿Cuánto se tarda en migrar?

Una actualización sobre un programa moderno puede resolverse en una mañana. Una migración con volcado de catálogo, pruebas y formación se mide en semanas. Reserva margen para lo que salga torcido, porque algo sale.