Software TPV para peluquería

Vale, empecemos por lo básico. Un TPV (Terminal Punto de Venta) para peluquerías es mucho más que esa caja registradora de toda la vida que hacía "ding" cuando la abrías. Es un sistema completo que combina una pantalla táctil, una impresora de tickets, un lector de códigos de barras y, lo más importante, un software diseñado pensando en las peculiaridades de tu sector. ¿Sabes esa sensación cuando intentas usar un programa genérico y te das cuenta de que no entiende nada de tu negocio? Pues olvídate de eso.

Estos sistemas están pensados para que puedas gestionar todo desde un mismo sitio: las citas de María que siempre llega tarde, el stock de ese tinte que vuela de las estanterías, los datos de la clienta que es alérgica a no-sé-qué componente... Todo está ahí, al alcance de tu dedo. Y lo mejor es que la interfaz está diseñada para que la puedas usar mientras atiendes a tres clientas a la vez, con las manos manchadas de tinte y el teléfono sonando. Porque seamos sinceros, esa es la realidad de muchos días en el salón.

Mira, te voy a ser sincero: al principio puede parecer un lío cambiar tu forma de trabajar. Pero cuando empiezas a usar un buen programa TPV, te preguntas cómo has podido vivir sin él hasta ahora. Para empezar, tienes todos tus números claros como el agua. Ya no más "creo que este mes hemos vendido más o menos..." - ahora sabes exactamente qué está pasando en tu negocio.

¿Y la gestión de citas? Es otro mundo. El sistema envía recordatorios automáticos a tus clientes (adiós a las llamadas de "¿tenía cita hoy?"), y eso reduce las faltas de asistencia que tanto fastidian. El control del inventario funciona solo: cada vez que vendes ese champú carísimo, el sistema lo descuenta del stock y te avisa cuando te quedan pocos. Ya no más sustos de "ups, se nos acabó el decolorante justo cuando lo necesitamos".

Pero lo que más valoran mis colegas del sector es poder conocer realmente a sus clientes. El sistema recuerda qué color usaste la última vez con Carmen, qué productos compra habitualmente Lucía, o que a Rosa hay que recordarle la cita dos veces porque si no, se le olvida. Es como tener una memoria fotográfica para cada cliente, y créeme, ellos lo notan y lo agradecen un montón.

Aquí viene la parte importante, porque no es lo mismo un TPV de una tienda de ropa que uno para tu peluquería. Un TPV genérico está pensado para vender cosas: entran, pagan, se van. Pero en tu negocio la cosa es más compleja, ¿verdad? Tienes que gestionar el tiempo de cada profesional, calcular cuánto dura un balayage versus unas mechas tradicionales, o llevar el seguimiento de ese tratamiento de keratina que requiere varias sesiones.

Los TPV especializados en belleza tienen algo que los otros no: fichas técnicas de clientes donde puedes apuntar todo. Y cuando digo todo, es TODO. Desde que Marta es alérgica al PPD hasta que a Julia le gusta el café con dos de azúcar mientras espera. También gestionan las comisiones de tu equipo de forma automática. ¿Sabes lo tedioso que es calcular a mano cuánto le toca a cada estilista según los servicios que ha hecho? Pues el sistema lo hace solito.

Y algo súper importante que quizás no pienses al principio: estos sistemas entienden que en tu negocio no solo vendes productos, también vendes tiempo y expertise. Pueden gestionar paquetes combinados, como ese "día de novia" que incluye peinado, maquillaje y manicura, todo coordinado entre diferentes profesionales. Intenta hacer eso con un TPV de supermercado... ¡imposible!

Elegir el software adecuado puede parecer como buscar el tinte perfecto para esa clienta exigente: hay muchas opciones y todas prometen maravillas. Después de hablar con decenas de profesionales del sector, te puedo contar que cada programa tiene su personalidad.

Pero lo importante es que cumplan algunos requisitos. El primero es la experiencia en realizacion de programas de la empresa suministradora . Cuando Microsoft lanzo al mercado su Windows 95 empezo a larzar los Srvi-PaCK o sea parches llegue a contar cerca de 60 , al fin y al cabo eran fallos del programa .Piensen en un programa de peluquerias lanzado la semana pasada puede ser una pesadilla. 

Pueden preguntar en alguna asociacion profesional cual es el programa mas instalado en el sector . 

Pero algo muy importante pidan una demostracion y comprueben si el programa se adapta a sus necesidades. Y si se han equivocado no pasa nada pueden rectificar comprando otro hasta acertar. 

Es importante que tenga un buen sistema de citas. Ves de un vistazo quién está libre, quién está ocupado, y puedes mover citas arrastrando y soltando. Así de fácil. Pero donde realmente brilla es en el control del inventario. No solo te dice cuándo pedir más producto, sino que puede hacerlo automáticamente cuando llegas al mínimo que hayas establecido. ¿Te imaginas no tener que preocuparte nunca más de quedarte sin ese tono de rubio que usas constantemente?

La parte de análisis de datos tdebe está muy bien pensada. Te dice qué servicios son los más rentables, qué profesional genera más ingresos, en qué horarios tienes más movimiento... Información valiosísima para tomar decisiones inteligentes sobre tu negocio. Y todo cumpliendo con la normativa fiscal, que ya sabemos lo pesada que puede ser.

He estado charlando con varios colegas del sector sobre sus experiencias, y la verdad es que el 87% están encantados con haber dado el salto al mundo digital. Laura, que tiene una peluquería en el centro, me contaba el otro día: "Desde que tengo el TPV, las clientas que faltaban a las citas se han reducido una barbaridad. Los recordatorios automáticos son una bendición".

Los estilistas valoran especialmente poder consultar el historial de cada cliente. Como me decía Carlos: "Ya no tengo que acordarme de memoria qué tono usé hace tres meses con cada clienta. Está todo ahí, y puedo replicarlo perfectamente o sugerir cambios basándome en lo anterior". Los dueños de centros de estética están contentísimos con el seguimiento de tratamientos. Pueden ver la evolución de cada cliente y programar las siguientes sesiones de forma mucho más eficiente.

Eso sí, no todo es perfecto. Varios profesionales coinciden en que les gustaría una mejor integración con las plataformas de reserva online. Los clientes cada vez más quieren poder reservar desde Instagram o Google, y algunos sistemas todavía van un poco cojos en ese aspecto. También mencionan que es importante elegir hardware resistente: "Mi primera pantalla táctil no aguantó ni dos meses con las salpicaduras de tinte", me confesaba Ana con una sonrisa resignada.

El inventario en una peluquería o centro de estética es todo un mundo aparte. No es como en una tienda normal donde los productos entran y salen. Aquí tienes productos para vender, productos para usar en los servicios, y muchos de ellos caducan. ¿Has vivido ese momento de abrir un bote de mascarilla capilar y darte cuenta de que caducó hace dos meses? Con un buen sistema de gestión, eso es historia.

Un software decente te permite categorizar todo: los champús que vendes, los tintes que usas, hasta los guantes y las toallas desechables. Puedes ponerle código de barras a todo (sí, hasta a ese bote sin etiqueta que compraste en la feria profesional) y el sistema te va diciendo qué se está acabando. Lo mejor es que diferencia entre lo que gastas en servicios y lo que vendes directamente. Así sabes realmente cuánto te cuesta hacer unas mechas californianas, por ejemplo.

Los sistemas más avanzados hasta te ayudan con los proveedores. Te dicen cuándo es mejor comprar, comparan precios entre diferentes distribuidores, y algunos hasta pueden generar los pedidos automáticamente. Es como tener un gestor de compras trabajando 24/7 para ti. Y créeme, cuando tienes el almacén organizado y controlado, duermes mucho mejor por las noches.

La agenda de citas es el corazón de cualquier peluquería. Si falla eso, falla todo. Un buen sistema tiene que ser flexible pero robusto. ¿Qué significa esto? Pues que puedas meter a María para su tinte de raíces a las 10, pero también programar a Carmen que viene cada dos semanas para su manicura, y tener hueco para esa novia que necesita peinado y maquillaje el sábado a las 8 de la mañana.

Los recordatorios automáticos han sido una revolución. Ya no tienes que llamar a cada cliente el día anterior (¿quién tiene tiempo para eso?). El sistema manda un SMS o un email, y listo. Algunos hasta permiten que el cliente confirme o cancele respondiendo al mensaje. Y hablando de cancelaciones, los mejores sistemas tienen lista de espera automática. Si alguien cancela, el sistema avisa a los clientes que querían esa franja horaria. Genial, ¿no?

Pero lo que realmente marca la diferencia es poder ver el historial completo del cliente cuando hace la reserva. "Ah, la última vez dijiste que el color te duraba poco, ¿probamos con otra marca?" Ese tipo de detalles son los que fidelizan de verdad. Y si además tus clientes pueden reservar online a cualquier hora del día... Es que ya no estamos en los 90, hay que adaptarse a los nuevos tiempos.

La parte de facturación puede parecer la más aburrida, pero es crucial. Necesitas un sistema que emita tickets rápidos cuando hay cola, pero que también pueda hacer facturas completas cuando ese cliente autónomo te las pide para sus gastos. Y todo legal, claro está, que luego vienen las inspecciones y los sustos.

Las mejores impresoras de tickets para peluquerías son las térmicas. No necesitan tinta (un gasto menos) y son rapidísimas. El software debe permitirte aplicar diferentes IVAs según el servicio o producto, gestionar descuentos y promociones, y llevar un control de los diferentes métodos de pago. Porque ahora la gente paga con tarjeta, con el móvil, con bizum... hay que estar preparado para todo.

Lo que realmente diferencia a un buen sistema de facturación es la integración con el resto. Cuando cobras un servicio, automáticamente debe descontar los productos usados del inventario. Cuando aplicas una promoción, debe registrarlo en el perfil del cliente. Y los informes... ay, los informes. Poder ver de un vistazo qué día de la semana facturas más, qué servicios dejan más margen, o qué profesional es más productivo, es información que vale oro para gestionar mejor tu negocio.

Elegir el hardware adecuado es tan importante como el software. La pantalla táctil es tu herramienta principal, así que no escatimes aquí. Necesitas una que aguante el trajín diario, las manos mojadas, las salpicaduras de productos... Las mejores tienen tratamiento antirreflejo (fundamental con todos esos focos y espejos) y responden bien incluso si tienes las manos con un poco de producto.

Para la impresora, mi consejo es que vayas a por una térmica de calidad. Sí, son más caras al principio, pero no tener que comprar tinta compensa rápidamente. Busca una que sea silenciosa (no querrás que suene como una metralleta cada vez que imprimas un ticket) y rápida. En momentos de mucho trabajo, esos segundos extra esperando el ticket se notan.

El lector de código de barras puede parecer opcional, pero cuando empiezas a usarlo, no hay vuelta atrás. Los inalámbricos son geniales porque puedes moverte por el almacén escaneando productos sin tener que llevarlos al mostrador. Algunos salones incluso tienen uno en cada puesto de trabajo para registrar al momento los productos usados en cada servicio. Es un nivel de control que antes era impensable.

El mercado ofrece desde soluciones todo-en-uno hasta configuraciones más modulares. Los terminales integrados son prácticos porque todo viene en un mismo aparato, ocupan poco espacio y suelen tener un diseño elegante que queda bien en cualquier salón. Son perfectos si no quieres complicarte con cables y configuraciones.

Por otro lado, están las tablets que se han vuelto súper populares. Son versátiles, las puedes mover por el salón, y muchos softwares ya están optimizados para funcionar perfectamente en ellas. Algunas peluquerías tienen una tablet principal en recepción y otras secundarias para que los estilistas puedan consultar información o cerrar servicios desde su puesto de trabajo. Es cuestión de pensar cómo trabajas y qué configuración se adapta mejor a tu flujo de trabajo.