Verifactu: requisitos legales en España, norma por norma

Casi toda la información que circula sobre este asunto viene de segunda mano, y en el camino se pierden matices que importan. Aquí están las normas concretas, qué dice cada una y qué obligación concreta cae sobre tu negocio.

De dónde sale todo: cuatro normas encadenadas

La obligación no nace de un único texto, sino de una sucesión que conviene distinguir porque cada pieza aporta algo distinto.

La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, es el origen. Introdujo en la Ley General Tributaria el apartado 29.2.j, que obliga a que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Esas seis palabras son el corazón de todo lo demás. La misma ley añadió el artículo 201 bis, que es donde viven las sanciones.

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, desarrolló ese mandato en un reglamento: qué es un registro de facturación, cómo se encadena, qué debe llevar la factura, qué dos modalidades existen.

La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, bajó al detalle técnico: estructura exacta de cada registro, algoritmo de la huella, formato del código QR, especificaciones del envío. Sin esta orden, el reglamento no era aplicable en la práctica.

Y el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, retocó el calendario y dejó los plazos que rigen hoy.

Qué te obliga exactamente la normativa Verifactu

Si eres el contribuyente

Tu obligación es usar un sistema informático de facturación que cumpla el reglamento Verifactu. Ni más ni menos. No tienes que darte de alta en ningún sitio, no tienes que comunicar nada previamente a la Agencia Tributaria y no existe ningún trámite de adhesión.

Sí tienes que poder acreditar que el sistema cumple, y eso se acredita con la declaración responsable del fabricante. Guárdala. Es el documento que se pide si algún día hay que demostrar algo.

Si produces o comercializas el software

Aquí la obligación es más dura. Quien fabrique o venda un sistema de facturación debe certificar mediante declaración responsable que su producto se ajusta al reglamento, y esa declaración tiene que figurar de forma visible en el propio programa. El plazo venció el 29 de julio de 2025, nueve meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial.

Qué tiene que hacer el sistema

El reglamento exige que el programa, por cada operación facturada:

• Genere un registro de facturación de alta, con los datos fiscales normalizados de la operación.
• Calcule una huella del registro que incorpore la huella del registro anterior, formando una cadena.
• Firme electrónicamente el registro, salvo en los casos en que la remisión inmediata lo sustituya.
• Incorpore a la factura un código QR con los datos de verificación.
• Genere un registro de facturación de anulación cuando proceda, en lugar de borrar el original.
• Mantenga un registro de eventos con las incidencias relevantes del sistema.
• Conserve todo ello accesible y legible durante el plazo de prescripción.

Ese quinto punto es el que más cambia la práctica cotidiana: no se borra nada, se anula, y la anulación deja su propio rastro.

Las dos modalidades que permite el reglamento Verifactu

El texto contempla dos formas de cumplir, y elegir una u otra tiene consecuencias.

Los sistemas de emisión de facturas verificables —de ahí sale el nombre Verifactu— van mandando cada registro a Hacienda según lo generan, sin que nadie tenga que dar ninguna orden. A cambio de esa transparencia, el reglamento relaja algunos requisitos: no exige firma electrónica en cada registro, porque la remisión inmediata cumple esa función, y aligera las obligaciones de conservación.

En los sistemas no verificables, los registros se quedan en el negocio. Hay que firmarlos electrónicamente uno a uno, conservarlos con garantías durante todo el plazo legal y mantener un registro de eventos más detallado. Las facturas emitidas por esta vía no llevan la mención de verificable en el QR.

Nuestra recomendación a los clientes es la primera, y el motivo es práctico más que ideológico: el registro que ya está en los servidores de la Administración no hay que custodiarlo, ni respaldarlo, ni recuperarlo cuatro años más tarde del ordenador de la trastienda.

Plazos vigentes de Verifactu

El 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. El 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1 del reglamento: autónomos en cualquier régimen, comunidades de bienes, sociedades civiles y demás entidades que facturen.

Cualquier fecha de 2025 o 2026 que encuentres corresponde a la redacción anterior al Real Decreto 254/2025, salvo la de los fabricantes, que sí fue julio de 2025.

Quién queda fuera del ámbito de Verifactu

El artículo 3.2 recorta el alcance en unos pocos supuestos. Las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información, porque ya remiten sus libros registro a través de la sede electrónica y exigirles además esto duplicaría el control. Las operaciones documentadas por el destinatario o por un tercero en determinados casos. Y los territorios forales, que tienen normativa propia: País Vasco con TicketBAI, Navarra con su propio desarrollo.

Fuera de esos supuestos, el ámbito es prácticamente universal. No hay umbral de facturación ni exclusión por sector.

El régimen sancionador, en corto

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria distingue dos infracciones.

Fabricar, comercializar o poseer sistemas que no cumplan el reglamento, o que permitan llevar contabilidades distintas, se sanciona con 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema. Si lo que falta es únicamente la certificación exigida, la multa baja a 1.000 euros por sistema.

Para el usuario final, tener un sistema no conforme o alterado supone 50.000 euros por ejercicio.

Conviene leer bien la unidad de cálculo: es por ejercicio, no por factura. Una pregunta frecuente es cuánto se multa cada factura mal emitida, y la norma no funciona así.

Lo que la norma no dice, aunque se repita mucho

Circulan un par de afirmaciones que no se sostienen al mirar el texto.

La primera: que la Agencia Tributaria homologa o certifica programas. No lo hace. No hay registro oficial de software aprobado ni sello de la AEAT; hay declaraciones responsables firmadas por fabricantes. Quien enseñe un certificado de homologación está enseñando un documento inexistente.

La segunda: que esto obliga a emitir factura electrónica a los clientes. Son normas distintas. El reglamento regula cómo tu programa registra internamente lo que facturas; la factura electrónica entre empresas viene de la Ley 18/2022, Crea y Crece, y sigue pendiente de su propio desarrollo reglamentario. Puedes cumplir con Verifactu emitiendo tickets en papel, siempre que salgan de un sistema conforme y lleven su código QR.

Dónde consultar la normativa oficial

Los textos están en el BOE y las especificaciones técnicas, en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, que mantiene además un apartado de preguntas frecuentes que se actualiza cuando cambia algo. En un asunto que ya ha cambiado de calendario dos veces, ir a la fuente compensa.