Preguntas frecuentes sobre Verifactu en hostelería y comercio

Raro es el día que no nos llama el dueño de un bar o de una tienda con la misma inquietud: ¿mi caja sirve o tengo que cambiarla? Vamos por partes.

¿Qué es Verifactu y por qué afecta a bares y restaurantes?

Es el sistema de la Agencia Tributaria para que el software de facturación no admita trampas: cada factura queda registrada y nadie puede retocarla después. ¿Por qué apunta tanto a la hostelería? Porque un bar emite cada día cientos de tickets y facturas simplificadas, muchos en efectivo, y ese volumen ha sido terreno abonado para borrar ventas al cerrar la caja. Hacienda lo sabe bien.

¿Cómo funciona el sistema Verifactu?

Cada factura genera un registro con su huella digital, un hash, encadenado al del documento anterior, de modo que si alguien borra una venta la cadena se rompe y el hueco queda a la vista. El ticket lleva un código QR para comprobar la operación, y existe la opción de mandar los registros en tiempo real a la AEAT (la modalidad Verifactu propiamente dicha). Aquí contamos cómo funciona Verifactu paso a paso.

¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la facturación tradicional?

La seguridad. Antes bastaba con anular un ticket en el histórico para que desapareciera sin rastro. Ahora se rectifica.

¿Qué hace la Agencia Tributaria en este nuevo sistema?

Marca las reglas técnicas de los programas de facturación, recibe los registros de quienes eligen enviarlos y, cuando toca, inspecciona.

¿Quién obliga a implementar Verifactu y a quién afecta?

Una norma estatal, válida allí donde no hay régimen foral propio, que afecta a casi todas las empresas y autónomos, con el comercio y la hostelería en primera fila.

¿Verifactu es obligatorio para todas las pymes y autónomos?

Prácticamente para todas las que facturan con un programa informático. Quedan fuera quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) y los negocios sujetos a sistemas forales como TicketBAI. Cambia el plazo, no la obligación. En nuestro artículo sobre quién está obligado a tener Verifactu repasamos los casos dudosos.

¿Qué negocios de hostelería deben adaptarse a Verifactu?

Todos los que cobran con un TPV conectado a un software de facturación. Si el TPV lo gestiona todo, de la comanda al arqueo, actualizarlo es la primera tarea pendiente.

¿Existen excepciones para pequeños comercios?

No en sentido amplio. Hay plazos distintos según la forma jurídica, pero la ley no distingue entre una gran superficie y una mercería de barrio.

¿Cómo cumplir con Verifactu en mi TPV y sistema de facturación?

Revise el programa que tiene instalado y pregunte a su proveedor si ya está adaptado, porque no hablamos de un parche: cambia la forma en que el software genera, guarda y envía cada registro.

¿Qué requisitos técnicos debe tener mi software de facturación?

Registros íntegros, conservados, legibles, trazables e inalterables. En la práctica, eso supone un código QR en cada factura (aquí aclaramos qué facturas llevan el QR de Verifactu), el encadenamiento entre registros y, si se opta por la modalidad Verifactu, el envío a la AEAT. Y una cosa que se olvida: la declaración responsable la firma el fabricante del programa. Pídasela.

¿Cómo adaptar el TPV de mi bar o restaurante?

Pida a su proveedor fechas concretas. Haga pruebas: compruebe que la impresora de tickets saca bien el QR y que el cierre de caja cuadra. Forme al personal. El camarero que cobra con la PDA a las once de la noche no tiene tiempo de leerse un manual, y en DeiSoft preparamos nuestro TPV adaptado a Verifactu pensando justo en ese momento del servicio.

¿Qué pasa con los tickets y facturas emitidos antes de la entrada en vigor?

Nada, no hay que regularizarlos. Lo que cuenta es el día en que su sistema pasa a los nuevos requisitos.

¿Verifactu y TicketBAI son lo mismo? Dudas sobre ambos sistemas

No. Persiguen el mismo fin, frenar el fraude y controlar mejor la facturación, pero son normas distintas que conviven por las particularidades del régimen foral.

¿En qué comunidades autónomas aplica TicketBAI en lugar de Verifactu?

TicketBAI es el sistema del País Vasco, y cada diputación foral lo aplica a su manera; Verifactu rige en el resto. Un negocio de Bilbao cumple con TicketBAI; uno de Madrid o de Valencia, con Verifactu. Navarra, con régimen foral propio, merece consulta aparte.

¿Puedo usar un mismo software para cumplir con Verifactu y TicketBAI?

Hay programas preparados para ambos, algo práctico para cadenas con locales a uno y otro lado. Confirme con el proveedor que contempla cada normativa por separado, porque el formato, el envío de datos y hasta la estructura del QR cambian de una a otra.

¿Qué pasará con TicketBAI a partir de 2027?

Nadie lo sabe con certeza. Lo previsible es que converjan en lo técnico.

Inspecciones y sanciones: ¿qué pasa si no cumplo con Verifactu?

Puede salir caro, y deja un precedente incómodo para futuras inspecciones.

¿Cómo detecta la Agencia Tributaria el incumplimiento?

En una inspección, la AEAT revisa la trazabilidad de los registros, comprueba el QR de las facturas y busca huecos o manipulaciones en el encadenamiento.

¿Qué sanciones existen por no facturar correctamente?

Las sanciones alcanzan a dos perfiles: el negocio que factura con un sistema no conforme y el desarrollador que vende ese software. Los importes no son menores. Hemos recogido las cuantías en esta guía sobre multas por incumplir Verifactu.

¿Qué margen de error se permite durante la adaptación?

Poco. No espere a los últimos meses: cuando todos llaman a la vez, los proveedores se saturan. Ya ha pasado otras veces.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu y cómo prepararse para 2027?

El calendario se ha movido más de una vez. El Real Decreto-ley 15/2025 retrasó las fechas que muchos tenían apuntadas para 2026.

¿Qué fechas deben marcar en el calendario empresas y autónomos?

Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades tienen que estar adaptados el 1 de enero de 2027, y el resto, autónomos y comunidades de bienes incluidos, el 1 de julio de 2027. Para una sociedad, eso significa que quedan menos de tres meses. Cada negocio debe saber en qué grupo está, y lo explicamos con más detalle en cuándo entra en vigor Verifactu.

¿Qué pasos debo seguir ahora para adaptarme a tiempo?

Hable con su proveedor esta misma semana. Pruebe en el local con tickets reales y dedique una tarde a enseñar al equipo cómo cambia el cobro. Adelantarse ahorra disgustos, y más de un sábado de servicio a medias.

¿Qué cambios se esperan en la normativa después de 2027?

Lo lógico es que la digitalización fiscal siga avanzando, quizá con más requisitos técnicos o con una mayor integración entre los sistemas que conviven hoy en España. Lo que no vamos a ver es una marcha atrás.