Verifactu para gestorías y asesorías: qué revisar en el TPV

Buena parte de las llamadas que recibimos sobre Verifactu no vienen del dueño del bar. Vienen de su gestor. Tiene cuarenta clientes con caja. Cada uno usa un programa distinto, y él necesita saber cuáles llegarán a tiempo. La asesoría cumple la norma en casa y, a la vez, responde por la facturación ajena. Aquí va lo que conviene mirar en el TPV de cada cliente.

Qué es Verifactu y por qué afecta al TPV

Qué es Verifactu según la AEAT

Verifactu (o Veri*factu) es un conjunto de requisitos técnicos para los sistemas informáticos de facturación. Persigue algo muy concreto. Que cada factura quede registrada sin retoques posibles y pueda llegar a Hacienda, de forma voluntaria u obligatoria. Detrás está la lucha contra el software de doble uso.

Cómo afecta a empresas y autónomos con TPV

Si el negocio cobra con un terminal, el programa instalado en él tiene que estar adaptado. Cada ticket lleva un QR verificable y el sistema guarda un registro seguro. Quien no lo compruebe a tiempo se expone a sanciones. ¿Y a quién pregunta primero? Al asesor.

Verifactu y la factura electrónica: ¿son lo mismo?

No, aunque se confundan a menudo. Verifactu fija cómo se comporta el software que factura; la factura electrónica B2B regula el formato y el intercambio entre empresas. Coinciden en el tiempo, pero no en objetivos ni en calendario. Explicar la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica es justo lo que más cuesta con el cliente.

Preguntas frecuentes de asesorías y gestorías

¿Qué necesita una asesoría para orientar bien a sus clientes?

Conocer el reglamento con cierto detalle, para empezar. Y predicar con el ejemplo: si la propia asesoría emite facturas, su programa también debe cumplir, y conviene que el fabricante lo acredite con su declaración responsable (la AEAT no homologa programas uno a uno). Y seguir de cerca el calendario, que no es igual para todos.

¿Qué papel tiene la gestoría en la adaptación?

Hace de puente entre la norma y el mostrador. Ya no basta con presentar impuestos: toca revisar qué programa usa cada cliente y pedir al fabricante su declaración responsable. Archivar ese documento protege a todos. Al cliente, porque demuestra diligencia; a la gestoría, porque deja constancia de que avisó.

¿Cuáles son los plazos?

Las fechas originales de 2026 ya no valen. El Real Decreto-ley 15/2025 las aplazó, y hoy la obligación empieza el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos y comunidades de bienes incluidos. ¿Queda margen? Algo menos de lo que parece. Los proveedores aún tienen que terminar versiones, instalarlas y probarlas local por local. El último trimestre siempre llega con prisas.

Qué revisar en el TPV de cada cliente

Si el software del TPV es compatible

Es lo primero. Hay que preguntar al proveedor si la versión instalada ya cumple o si la adaptada está en camino, y pedir la respuesta por escrito. No todos los programas lo hacen de serie. Una lista de software compatible con Verifactu sirve de orientación; la confirmación, en cambio, debe venir del fabricante de cada TPV.

El código QR y el ticket

La parte visible, y la más fácil de comprobar. Basta una venta de prueba: el QR debe salir en el ticket y llevar a la comprobación del registro en la Agencia Tributaria. Nosotros revisamos de paso las series y las facturas rectificativas. Ahí aparecen descuadres que nadie había visto.

La conexión y el envío de registros

Un QR correcto no basta si los registros no salen del local. En modalidad Verifactu el TPV debe remitir cada registro de alta y cada registro de anulación, encadenados con una huella que impide alterar uno sin romper la secuencia. Hay que validar esa remisión antes de la fecha límite. Y saber explicar qué datos envía Verifactu a Hacienda: el cliente lo va a preguntar.

Requisitos técnicos para el software y el ERP

Lo que exige la AEAT

Registro inalterable, QR en cada factura, trazabilidad completa y posibilidad de remitir los registros a Hacienda de forma automática o cuando los pida. Vale igual para un programa independiente que para el módulo de facturación de un ERP. Los requisitos legales de Verifactu en España están resumidos en otra página.

Cómo saber si un ERP o programa cumple

Pidiendo la declaración responsable al proveedor. No hay otro camino serio. Lo que diga el comercial de palabra no prueba nada. La copia del documento va al expediente del cliente.

En qué se diferencia de un sistema tradicional

Muchos programas de toda la vida permiten modificar o borrar una factura sin dejar rastro. Con Verifactu todo cambio queda registrado. Y la exportación de registros reconstruye la historia de cada documento. Cuesta explicarlo al cliente que dice "mi programa funciona bien". Funciona, sí, pero no cumple.

Cómo ayudar a autónomos y pymes a adaptarse

La adaptación, paso a paso

Primero, inventario de todo lo que factura: el TPV de la barra, el programa de la oficina, el ERP si lo hay. Después toca hablar con cada proveedor y planificar la actualización o el cambio de programa. Y antes de los plazos, pruebas con tickets y facturas de verdad hasta ver que el QR y el registro salen sin errores.

Errores frecuentes al revisar el TPV

El más repetido es fiarse de la palabra del proveedor sin pedir papeles. Le siguen no probar nada en el local y olvidar terminales secundarios, como la caja de la terraza o el TPV de la segunda tienda. Y es frecuente que nadie siga la trazabilidad desde el ticket impreso hasta el registro guardado.

Cómo recomendar un proveedor

Lo tenemos claro: mejor un proveedor con trayectoria, soporte cercano y la declaración ya firmada que una promesa sin pruebas. Las multas por incumplir Verifactu no distinguen entre quien eligió mal y quien no eligió. En DeiSoft lo aplicamos a nuestro propio TPV adaptado a Verifactu. Lo razonable es exigir lo mismo a cualquier otro.

Verifactu y la factura electrónica B2B

¿Qué cambia con la factura electrónica B2B?

La factura electrónica obligatoria entre empresas se sumará a Verifactu, aunque su calendario depende de su propio reglamento y va por otro lado, así que cuando llegue el programa de facturación tendrá que cumplir las dos cosas.

Cómo prepararse en la asesoría

Revisando ya que los clientes estén listos para ambas obligaciones y hablando con sus proveedores de software para que las actualizaciones no lleguen tarde.

Lista de comprobación final

Antes de cada plazo toca repasar con el cliente la compatibilidad de todo el software, el QR en tickets y facturas, la trazabilidad del registro, la declaración responsable del fabricante y la preparación para la factura electrónica. Con eso hecho, la gestoría llega a 2027 bastante más tranquila que muchos despachos.